Mataram (Inside Lombok) – Tugas penggajian merupakan tantangan tersendiri bagi divisi HRD (Human Resource Development), apalagi jika harus menggaji ribuan karyawan perusahaan secara sekaligus dalam satu waktu.
Hal tersebut tentu saja melelahkan, belum lagi terdapat ketentuan yang harus dipatuhi oleh pihak HRD dalam menjalankan aktivitas penggajian. Sebab, ketentuan gaji karyawan swasta maupun negeri tentu saja memiliki perbedaan tersendiri.
Walaupun begitu, saat ini tugas penggajian HRD sudah dapat dilakukan secara praktis, dengan menggunakan software payroll karyawan. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa itu software payroll, dan bagaimana cara kerja perangkat lunak canggih tersebut.
Simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini, ya!
Definisi Software Payroll
Software payroll adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk berperan sebagai solusi, dalam menyederhanakan sekaligus memaksimalkan aktivitas penggajian perusahaan.
Software payroll sendiri umumnya sudah memiliki penyimpanan berbasis cloud, serta sistem yang telah terotomatisasi dan terintegrasi dengan sangat baik. Spesifikasi di atas tentu sangat membantu pihak HRD untuk menjalankan tugasnya, dalam menjalankan aktivitas penggajian yang bersifat adil dan merata.
Dengan penggunaan software payroll, kegiatan penggajian juga menjadi lebih aman dan terkendali. Sebab software payroll mampu menurunkan potensi terjadinya human error ataupun kecurangan, dalam pelaksanaan aktivitas penggajian para karyawan perusahaan.
Melalui pemanfaatan software payroll, secara tidak langsung perusahaan juga sudah menunjukkan sikap kepatuhan, terhadap peraturan undang-undang perpajakan maupun keuangan yang berlaku. Biaya yang harus dikeluarkan perusahaan dalam melaksanakan aktivitas penggajian juga dapat berkurang, sehingga dana yang tersedia bisa dimanfaatkan untuk kepentingan operasi bisnis lainnya.
Cara Kerja Software Payroll dalam Memudahkan Penggajian Perusahaan
Cara kerja software payroll memiliki perbedaan yang sangat signifikan, dengan sistem penggajian secara manual. Seperti yang diketahui, sistem penggajian secara manual cenderung tidak efisien dan memakan biaya yang besar dalam pelaksanaannya. Belum lagi peluang risiko human error ataupun kecurangan yang terbilang cukup tinggi untuk dapat terjadi di masa mendatang.
Dibandingkan sistem penggajian manual, software payroll jauh lebih mutakhir dan praktis. Mengingat software payroll sendiri sudah dilengkapi oleh berbagai fitur, yang tidak hanya bersifat solutif namun juga multifungsi.
Adapun cara kerja sebuah software payroll sendiri terbilang sederhana. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, software payroll memiliki sistem terotomatisasi dan terintegrasi.
Saat pengguna sudah berada di laman utama sebuah software payroll. Pihak pengguna cukup memilih fitur yang ingin digunakan, dan memasukkan data yang dibutuhkan agar proses akhirnya dapat menghasilkan output data berkualitas serta berakurasi tinggi.
Pada kasus penggajian, jika pihak pengguna sudah meng-input data-data yang dibutuhkan. Maka software payroll secara otomatis akan melakukan tugasnya, yaitu mengirimkan gaji kepada para karyawan secara menyeluruh, dengan nominal tertentu yang sudah ditetapkan dan dihitung sebelumnya.
Adapun beberapa fitur yang tersedia memungkinkan pengguna dalam hal ini HRD perusahaan, untuk mengedit hingga melakukan pembayaran gaji karyawan secara leluasa. Fitur-fitur yang ada dalam software payroll juga memudahkan proses transfer data ke perangkat pihak ketiga lainnya.
Dengan begitu, pihak HRD mampu menghemat sekitar 80 persen waktu pelaksanaan aktivitas penggajian perusahaan. Tidak berhenti di situ, software payroll pun mampu melaksanakan tugas lain yang mencakup orientasi karyawan baru, pengumpulan informasi karyawan baru, pengajuan kelengkapan dokumen penting karyawan baru, hingga melakukan fungsi utamanya yaitu penggajian karyawan perusahaan secara otomatis.
Pihak HRD bisa memanfaatkan sejumlah fitur yang tersedia tanpa perlu kebingungan. Sebab user interface software payroll mudah dipahami, karena sudah bersifat user friendly.
Belum lagi fitur tutorial yang biasanya disediakan oleh pihak pengembang, untuk membantu pengguna dalam memahami pengoperasian suatu software payroll.
Software payroll juga dapat digunakan atau dikelola secara mandiri atau dialihdayakan, sesuai kebutuhan masing-masing HRD perusahaan.
Itulah penjelasan mengenai definisi hingga cara kerja dari sebuah software payroll. Semoga bermanfaat!
